ドキュメントスキャンは、通常の紙のファイルをアクセス可能で便利なファイルに変換します。紙の文書はその非効率性のため、ビジネスのアクセシビリティと持続可能性に障害をもたらします。紙ファイルは、安全に処理し、保護することは困難です。これらのファイルを変換すると、画像を統合することで価格を節約し、これらの問題を解決することができます。この方法は非常に簡単です。紙のファイルがデバイスを介して転送され、画像のファイルが変換されるためです。 データを送信するには、これらの変換された画像では、それを説明する画像データを画像の形式で入力します。これらの変換された画像を使用して、OCR（光学式文字認識）およびICR（インテリジェント文字認識）テクノロジを使用し、特定の参照、操作、および翻訳プロセスを実現することもできます。 これらのテクノロジーで、画像を情報とテキストに変換し、回復または共有のために他のソフトウェアで読み取ることもできます。

デジタルドキュメントの利点

• 印刷または郵送
• コピー
• ファイルのソート、ファイリング、および取得
• 物理的な情報の保存
• ファイリングキャビネット
• ファイルのセキュリティのための安全性を追加
• 新聞ファイルのスペース
• データ保護の向上
• パスワード
• ファイアウォールのバックアップ
• データのアクセシビリティの向上
• 迅速な協力と復旧時間
• 情報と情報の名誉

ブックスキャナーは何をスキャンできますか？

• フィニカルスプレッドシート
• 通信
• 請求書
• 契約
• 個別リソースファイル
• 医療記録
• 地図とその他の超大型記録

どうしてそれが重要ですか？

パスワード、アクセスコード、および権限プロファイルを使用することにより、アクセスを禁止することや、デジタルファイルと日付を保護することができます。
世界中の記録データを数分で見つけることができます。

記録と情報をバックアップし、人身傷害やセキュリティ侵害のリスクを確実に排除できます。
デジタル画像は一定のフォーマットを提供し、より高いビジネスパフォーマンスとより低い運用コストを可能にします。
デジタルレコードを使用し、ビジネスプロセス内でコラボレーションすることにより、サイクルタイムと価格を削減します。

作業場を見て、すべての紙を捨てるのはいいことだと思ったら、もちろんできます。

さらに良いことに、あなたが欲しいもの、つまりバックアップマシンを持っています。

コピー機のスキャン性能を利用し、紙のファイルを電子形式に変換することができます（アプリケーションを利用して、簡単に見つかることができる）。ファイルが電子化されたら、ファイルが電子ファイルになると、ファイルキャビネットを避け、ファイル制御システムまたは非常に簡単なファイル共有システムに保存することができます。電子メールまたは買掛金を含むビジネスプロセスを開始したりできます。

簡単な説明：紙を電子文書に変換するために専門的なハードウェアとソフトウェアの製品があります。キャプチャ、ドキュメントイメージング、フォーム処理、さらにはファイル管理まで、ITサービスの一部を説明するために使用される場合があります。

データを取得するという考えも単純だと思いますが、基盤となるテクノロジーは非常に複雑です。 スキャンされた多数の新聞の情報をすばやく提出したり、単に写真をキャプチャしたりするために、いくつかの検索可能なファイルに変換すると、キャプチャが複雑になります。

キャプチャされたファイルには一定のROIがあります。 AIIM Business Associationの調査によると、多くのキャプチャデバイスには12か月以上（通常は半年未満）の投資収益率があります。

以下の利点があります：

アーカイブ/ストレージの価格を削減
流通コストを削減
データの保護/管理
データへのアクセスの強化
規制要件の遵守
カスタマーサポートを強化

準備はいいですか？以下がその手順です。

対策1：2種類のキャプチャー
会社の目標に基づいて、このファイルの画像をキャプチャするか、データを抽出します。 これらの作業は、データキャプチャとドキュメントキャプチャの2種類のキャプチャアプリケーションによって実行されます。 これらは2つの技術的な手順です。

ドキュメントキャッチは、フォーマットファイルを使用して、紙データをデータのコピーに変換します。同じソフトウェアでもデジタルファイル（Outlook，Word）を導入・変換できます。

データキャッチ（コールタイプの処理）は、会社のフォームから情報を抽出します。クレジットカードプログラムは例の一つです。回答時に必要なものがない限り、記録されたタイプの情報をデータベースに入れるだけで、このフォームの画像は保存されません。ステートメントは単なる別の例です。データキャプチャアプリケーションを「トレーニング」して、タイプの特定の側面（クライアント参照番号を取得するための右上など）を検索し、請求データをこのクライアントに合わせると、返済のワークフローが開始されます。

手段2：レコードの準備
どのような情報をキャプチャーするかを決めると、スキャンのために、紙のファイルを用意し、ステープル、クリップ、メモ（またはテープでそれらを貼り付けるとスキャンできます）を取り外しなければなりません。破れたページを修復し、印刷します。必ずしもスキャンの量に基づいて取得したアプリケーションと一緒に実行するではありません。

このステップをスキップしないでください。クリップやステープルがスキャナやコピー機にある場合、しばらく動作が停止する可能性があります。修復するためには、技術者に電話して修理しなければなりません。

手段3：成長-キャッチ
変換は、アプリケーションを介してアナログファイルを電子形式に変換するか、作成した電子ドキュメントを抽出してワークフローに設定できます。

ドキュメントは次の方法で記録できます。

ファックス-画質は通常より低いです。これは理解の精度を低下させる可能性があります。
カメラ付き電話-モバイルカメラとすぐにダウンロードできるアプリケーションを備えたため、ポケットスキャナーになります。
コピー機/多機能プリンター-バックグラウンドから大容量まで、ほとんどすべてがスキャン性能を備えています。
スキャナー-毎日のスキャン量と会社の需要に基づいて、さまざまなレートとバージョンが利用できます。毎秒10ページから毎秒120ページ以上の速度があります。
チェックとマイクロフィルム-この2種類のファイルのために技術的なスキャナがあります。
記録されると、ファイルは認識され、それに続くいくつかまたはすべての対策が行われます：ドキュメントイメージング、フォーム処理、画像整理、等級管理します。

手段4：ドキュメントイメージング
このファイルのデジタル表現を維持する必要がある場合は、TIFF（タグ付きイメージファイル形式）、JPEG、PDF、PDF / A、またはGIF（グラフィックスインターチェンジ形式）などのさまざまな形式で保存できます。このファイルのデジタル表示形式を維持しなければならない場合、TIFF（マーク画像ファイルフォーマット）、JPEG、PDF、PDF/aまたはGIF（パターン交換フォーマット）として保存することができます。

手段5：処理のタイプ
種類については、会社の要求に応じて、情報とフォームを記録することができます。データは正しいデータベースに転送できます。

手段6：画像のクリーンアップ
ファイルが古いか画質が悪い場合、ハードウェアまたはソフトウェアの画像クリーンアップ機能を使用して、ファイルの品質を改善します。特徴は次のとおりです。

傾き補正-スキャンした傾いた画像をまっすぐにします
ノイズ除去-レコードのノイズを除去します
回転-誤って理想的な方向に送られたファイルを機能させる
空白とダブルページの発見-空白のページをダブルフィードアラートと一緒に削除することができます

手段7：品質管理
理想的な情報やアプリケーションエントリはありません。 データは、別のオペレーターまたはデータベースなどのプログラムによって検証できます。 許容できない品質の画像は点滅し、マークが付けられています。

手段8：認識
認識アプリケーションは、キャッチの中心です。したがって、たとえば、プログラムが情報を読み取ることや、サイズを変更することなどが可能です。

• OCR（光学式文字認識）-機械で印刷された性格を認識します。
• ゾーン-型の特定のフィールドのみが要求される場合に使用されます。
• フルテキスト-ファイルからのすべての単語の検索を可能にする無料のフォームファイル変換。
• ICR（インテリジェント文字認識）-手書き文字用。
• OMR（光学式マーク認識）-評価ボックス、塗りつぶされたバブルなどを認識します。
• バーコード-事前に印刷されたバーコードからデータを読み取って抽出します。

手段9：インデックス

ファイルのインデックスを作成しないと、これらのファイルが表示されることはありません。ただし、2つをブレンドしたものがインジケーターがテキストまたは領域であることが最善です。表示する方法にはさまざまなものがあります。

重要なインジケーターフィールド（レコードタイプ、日付、顧客名など）から-データ入力担当者が手動でファイルをインジケーターします。
バーコードを使用した自動インデックス作成-多数のファイルをスキャンする前にフォーム情報をバーコードに保存することにより、特定のインジケーター値が自動的に入力されます。
ゾーンOCR-自動
さまざまなプログラムからの取り込み-レコード内のメール、ワープロなどのメタデータ（件名、送信者名など）がインジケータフィールドになります。

手段10：レコードを使用してください！
これでファイルは電子化されたので、ビジネス内のだれでも簡単にアクセスできます（当然、適切な権限がある場合）。それらを利用して、ワークフローを自動的に確立したり、カスタマーサポートを迅速に作成したり、ファイリングキャビネットの必要性をなくしたりできます。会社の記録管理範囲によっては、新聞ファイルを処分する場合があります。

ビジネスプロセスから紙を排除する準備ができている場合は、記録管理検査を受ける必要があります。

ブックスキャナーはすべてのドキュメントをスキャンしますか？

いいえ、各ファイルをスキャンする必要はありません。忙しいドキュメントをデジタル化することは手段です。スキャンのスペシャリストがファイルを選択してスキャンし、カタログ化して移動します。これにより、従業員はどこからでもデータにアクセスできます。

それらは非アクティブであり、アーカイブであるファイルをオフサイトに保つ方が費用対効果が高いため、台無しになります。スキャンデマンドサービスは、紙のドキュメントを商業用ドキュメントの中央で安全に保護し、必要に応じて電子写真に変換することもできます。